Guía básica para teletrabajar en equipo

En estos momentos en los que la epidemia del covid-19 se ha extendido a Europa, muchas empresas están optando por continuar trabajando desde casa. En China, nuestra empresa vivió el mismo cambio; todos nuestros compañeros chinos del equipo de compras trasladaron el trabajo a sus casas y mantuvieron el mismo nivel de productividad que en nuestras oficinas de Yiwu, Zhejiang. En otros departamentos llevan trabajando así desde que entraron en la empresa o los movimos a esta modalidad a través del programa de conciliación familiar cuando se ha dado el caso de un embarazo o una emergencia familiar.

En este sentido, para SedeenChina la transición al teletrabajo ha sido relativamente cómoda debido a la experiencia acumulada. En estos momentos varios miembros de nuestro equipo occidental se encuentran en España en situación de cuarentena. Ellos son digital nomads: pueden quedarse en un mismo lugar o cambiar de residencia siempre que quieran. Tal y como comentó Adrián Díaz en el episodio Dropshipping y los Digital Nomads, “el mismo día que empezó a tener sentido trabajar desde casa, dejó de tenerlo”.

En situaciones normales, poder trabajar desde casa significa poder trabajar desde cualquier lugar del mundo. Este es un valor agregado al teletrabajo que, aunque en estos momentos no podamos disfrutar de él, sin duda representa una gran ventaja que quizá muchos de los trabajadores y empresarios que hoy comienzan a teletrabajar tendrán en cuenta cuando todo vuelva a la normalidad.

Hoy hemos hablado con nuestro equipo en España y nos han dado algunos consejos sobre cómo trabajar desde casa y mantener los mismos niveles de productividad.

Establecer los canales de comunicación interna

Es importante establecer los canales de comunicación entre todos los miembros del equipo de trabajo y dar reporte de todas las funciones que se realizan cada día.

Por ejemplo, en nuestro caso:

1.- Utilizamos Skype como canal de comunicación principal con todo el equipo. Aquí nos saludamos, hablamos, comentamos cualquier incidencia y, en definitiva, trabajamos en equipo.

2.- Nos escribimos por email para tareas concretas y enviar reportes. La información que damos por email siempre debe ser clara, concreta y directa.

3.- Cuando se trabaja online, es bueno otorgar un nivel de urgencia a cada uno de los canales de comunicación. Así, el equipo puede priorizar fácilmente el mensaje de uno u otro según la vía que se ha usado. Para el canal de máxima urgencia se puede utilizar WhatsApp o WeChat, por ejemplo.

4.- Es importante tener una plataforma de project management para que, al final del día, todo el equipo escriba las tareas en las que ha estado trabajando y así poder ver el avance de todas ellas. En nuestro caso necesitamos que la plataforma sea compatible tanto en China como en el resto del mundo, por lo que usamos Teambition. Sin embargo, para las empresas que sólo necesiten el servicio dentro de España u Occidente, hay algunas alternativas gratuitas y sencillas de usar como, por ejemplo, Trello.

Usar tantas vías de comunicación puede parecer un lío, pero no es así. Como dice Carlos: “conectarme a todas ellas es como llamar al ascensor que me lleva a la oficina, y una vez dentro, los primeros saludos de “buenos días” y el “¿dónde estás pasando la cuarentena?” son mis conversaciones de ascensor o, lo que nosotros llamamos, nuestro daily huddle, lo que se podría traducir como “hacer piña diariamente”, una práctica muy positiva para mantener cerca a todo el equipo”.

Cuidar la salud del equipo

Tener acceso a la herramienta de trabajo en todo momento no significa que se deban extender las tareas a lo largo del día. Hay que establecer un horario de trabajo, y mientras más horas se coincida con el resto del equipo, mejor.

Trabajar aislado de los compañeros y no definir el tiempo libre puede llegar a desmotivar y a la larga es posible caer en depresión. En nuestro caso, cuando una persona empieza por primera vez a teletrabajar, todo el equipo está atento e intenta que el nuevo compañero se integre lo antes posible en la rutina de la empresa.

El ser humano es un ser social por naturaleza. La deslocalización de un puesto de trabajo no debe conllevar el aislamiento social. Es un asunto delicado porque depende también de cada persona y hay quienes pueden llevarlo mejor o peor, por eso entre los compañeros, conscientes de la situación, deben crear un ambiente cercano y profesional.

Nuestra recomendación a los gestores de equipo es que no se preocupen ante esta nueva situación y tomen ciertas medidas. Por ejemplo, es importante también realizar al menos una videoconferencia a la semana con cada persona del equipo para mejorar la comunicación, sobre todo con aquellos compañeros que hayan entrado nuevos en la empresa y no hayas coincidido con ellos en persona puesto que a veces, si no conoces a la persona, la comunicación por voz se puede malinterpretar.

Según el psicólogo Albert Mehrabian1, las palabras representan solamente el 7% de la comunicación, la voz el 38% y los gestos el 55% restante.

Descansos

La realidad es que con el tiempo cada uno encuentra un sistema que se adapta a sus necesidades. En teoría lo ideal es levantarse cada dos o tres horas para relajar cuerpo y mente, pero en la práctica es difícilmente llevable a cabo si no se establecen pautas entre tareas. Lo importante es establecer esos minutos de descanso, sean cuando sean, y utilizarlos para apartar la mirada del ordenador, ir a por un refrigerio o lo que se necesite en ese momento.

En conclusión

Trabajando en remoto debemos considerar toda la comunicación que hay en el día a día de oficina e intentar sustituirla a través de un canal de comunicación establecido, llamadas y eventualmente también videoconferencias entre el equipo. Quizá son pequeñas directrices, hasta cierto punto obvias, pero son las que hemos utilizado en el equipo de SedeenChina y queríamos compartirlas con vosotros.


1 https://blog.grupo-pya.com/comunicacion-verbal-no-verbal-diferencias-bases/


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