Crónicas de una crisis (III). Cuándo realizar un control de calidad

En los últimos episodios os he hablado de la necesidad de realizar un control de calidad a los productos que estamos comprando en China. Acababa el último… Haciéndome eco de una frase de un dirigente mencionando tras varias estafas que comprar en China no era tan fácil como creían.

Una de las herramientas con las que contamos para intentar reducir al máximo la diferencia entre lo que recibimos y lo que nos gustaría recibir son los controles de calidad.

Mantengo firme nuestra oferta de realizar un control de calidad gratuito. No estoy consiguiendo que me usen… Pero bueno. Ahí sigue la oferta.

Ojo, también es posible que ya se estén realizando. Si es así… unos muy bien, están funcionando y otros, a la vista está que no. Pero algunos de los escándalos que estamos viviendo no se solventarían con un control de calidad porque el problema depende de otros factores. Así que para intentar aclarar estos temas os voy a explicar en qué consiste en general y particularmente en qué consiste el que hacemos nosotros.

Con anterioridad ya expliqué que la calidad es algo subjetivo, que no podemos simplemente remitirnos al contrato y hay que plantear unas bases para poder realizarlo.

Empecemos explicando que dentro de lo que se llama comúnmente un “Quality Control» entran varias acciones similares pero con algunas diferencias.

Dividiendo las inspecciones según el momento en el que se producen, un control de calidad puede realizarse al empezar la producción, durante la misma o al estar ya finalizada. Estas tres grandes opciones admiten subdivisiones.

Control de calidad al inicio de la producción

En función al tipo de producto, sector, necesidades del cliente, confianza en la fábrica, en la maquinaria a usar o en la pericia de los operarios, puede ser interesante realizar un control de calidad al empezar la producción. El ejemplo más común es una personalización de material. Imaginad que tratamos con una fábrica de bufandas y queremos que produzcan para nosotros las mismas bufandas que han hecho toda su vida pero con un material nuevo ecológico que es la clave de nuestra marca. En este caso, no nos preocupa que no sepan hacer bien el pedido o que la fábrica no llegue a la calidad que necesitamos, puesto que los hemos visto trabajar con anterioridad y sabemos que son buenos. Lo único que nos preocupa es que compren el tejido adecuado.

En este caso, tendría sentido un control de calidad al inicio de la producción, cuando reciben toda la materia prima y nos notifican que se va a empezar la producción. Se envía a un inspector y nos cercioramos de que el material es el correcto. Si no lo fuera, se podría devolver. Pero si vamos a la fábrica cuando ya lo tenga todo producido… Si el material era otro, su proveedor no va a aceptar que se lo devolvamos en bufandas. Además, el propio fabricante habrá puesto sus recursos para producir las bufandas… Nos veremos envueltos en una nueva negociación para minimizar o compartir pérdidas bastante seria.

Control de calidad en mitad de la producción

Siguiendo en la línea de tiempo, un control en mitad de la producción se hace para ver que todo funciona de forma correcta, los estándares de calidad son los negociados y no hay que reorientar nada. En realidad esta inspección tiene otras funciones más allá de la calidad. Lo solemos realizar para calcular plazos de entrega.

En un pedido que tarde en producirse 3 semanas, si aparecemos en la fábrica después de 10 días y no llevan el 50% de la producción… Es muy probable que el pedido no se sirva en el tiempo acordado. Para los que no hayáis hecho compras en China, os comento. El 90% de los pedidos (siendo generoso) no se acaban según el tiempo acordado. Prácticamente jamás. La cosa puede ir desde un día tarde (que no es ningún drama), hasta varios meses tarde (algo poco común, pero para nada descartable).

Cuando un cliente necesita el genero en su tienda para la campaña de navidad… Digamos para el 1 de diciembre, le propongo siempre que calcule tenerlo en sus almacenes para el 1 de noviembre o incluso antes, depende del producto. Porque ocurrirá de todo. Tenemos que contar con margen en nuestro planning o nuestras estrategias serán siempre un desastre. Además puede haber incidencias también en el transporte, en las aduanas… Y para los que os dedicáis al trading, que me consta que varios seguís este podcast, recordad que si un cliente vuestro tiene un problema de tiempos, el problema lo tiene él; si aceptáis el pedido, entonces el problema lo tenéis vosotros. Cuidado con lo que aceptamos porque a veces es mejor saber decir que no y dormir tranquilo.

Esto, por ejemplo, está pasando con la administración, que se quieren saltar todos los procedimientos que llevamos años creando en China y después nos cuentan “que, oiga, no era tan fácil comprar aquí!». Si no tienes tiempo para comprar una muestra, no tienes tiempo para hacer un control de calidad decente, una auditoría de tu proveedor, en fin… Como veis, un plan sin fisuras, qué podría salir mal?

En este sentido, también se realizan «tele-controles” periódicos para hacer un seguimiento de la producción. Nosotros revisamos semanalmente la evolución de la producción de cada pedido en marcha con vídeo-llamadas, fotos del producto realizándose, etc. No sustituye al control de calidad porque la fábrica podría estar engañándote para ganar tiempo, pero supone tanto esfuerzo que en la mayoría de casos nos funciona.

Pues bien, volviendo al control de calidad en mitad de la producción, la gran ventaja que nos ofrece es poder analizar cómo va el pedido. Más allá de esos datos maquillados que habitualmente nos ofrece el proveedor y hacer nuestros propios cálculos, presionar a la fábrica para que aumente ritmos o nos transfiera recursos de otras líneas de producción… Además, el hecho de que nos vayamos a presentar allí ya provoca en el proveedor una presión extra para, como dicen los chinos “no perder cara”, y enseñarnos que todo va según lo acordado.

Sabiendo usar el tema de la cara de los chinos (resumiéndolo mucho, lo que en occidente podríamos asimilar como «el prestigio”) a nuestro favor, siempre le explico a mis clientes que de la misma manera que si alguna vez os encontráis en un safari donde os persigue León… Tú no tienes que ser más rápido que el León, eso no va a pasar… Tú sólo tienes que ser más rápido que el tipo que corre a tu lado. En China, tú no compites con el fabricante; si alguna vez piensas que esa es la batalla, estás perdido. Utilicemos la materia gris, esto se decide de la ceja para arriba. Tú compites contra sus otros clientes. Si tu problema es la calidad de la fábrica, seriedad del empresario, honestidad, etc. Eso es una batalla perdida. A un fabricante experto que ha amasado su fortuna con una educación media-baja o directamente nula no le vamos a enseñar nada sobre cómo hacer negocios y no vamos a cambiar a estas alturas su personalidad. Si ese es tu problema, estás lanzándote de frente contra el león y sólo hay un escenario posible, la derrota.

Dando por sentando que hayamos dado con el proveedor adecuado (que esa sería otra guerra), contra quien competiremos es contra los otros compradores. Hablaré más adelante de los pedidos nefastos de mascarillas y tests del coronavirus, esos se irían más al primer caso, haber seleccionado un proveedor erróneo… Pero en el caso de los respiradores… Vemos claramente como esta es una maldita subasta donde estamos perdiendo una y otra vez con americanos, australianos, británicos…

En China no compites contra el fabricante, sino contra sus otros clientes

No estoy explicando más que la ley de la oferta y la demanda… También en la metáfora del safari. Muchas veces con estos controles de calidad, que no dejan de ser una parte de una estrategia de presencia en China donde el proveedor sabe que estás ahí, estás pendiente, no eres un extranjero haciendo un pedido a 12.000km… Lo que le estás diciendo es: “Ey, que he venido hasta la puerta de tu casa para mirarte a los ojos y decirte que mi pedido va en serio, prioriza en mí”.

Plazos de producción Vs plazos de entrega

Otro tema que no me quería dejar sin mencionar es una confusión que tienen muchos compradores internacionales cuando negocian con su proveedor los plazos de entrega. Muchas veces cuando estás en la fábrica confirmando una compra en la Canton Fair, cuando haces un pedido, preguntas: “¿Cuál es el plazo de entrega?”. Te responden: “Seis meses”. Bien, haces tu depósito y a nosotros nos llegan muchos clientes que nos dicen: “queremos hacer un control de calidad de este producto, han pasado 2 meses y queremos ver cómo va”.

Hablas con el fabricante y aún no han empezado. Esto no significa que vayan tarde. Aquí existe una confusión entre el plazo de entrega y el tiempo de producción. Muchas veces nos dan tiempo de entrega de 6 meses para un pedido que tardará en producirse 2 semanas.  Y por qué hacen eso? Pues porque desafortunadamente la fábrica no está parada esperando por tu pedido. Las producciones están comprometidas.

Cuando dirigía mi fábrica de ropa, a día de hoy yo ya tenía que saber lo que íbamos a estar produciendo en las próximas 10 semanas; para asignar recursos, crear los patrones, validar contra-muestras con los clientes y sobre todo, comprar las materias primas. Os ponía el ejemplo de la feria porque es muy gráfico. Al expositor se le van acumulando pedidos. Claro, al primero que llegó quizá si le dio tiempo de entrega en dos meses… O menos si es un producto muy estandarizado o cuenta con stock previendo el éxito en la feria… Pero a los siguientes, los irá poniendo en cola y a menos de que conozcan todas estas interioridades y sean hábiles a la hora de negociar… Esto va Fist In First Out (FIFO). El primero que llega es al primero que servimos. Al chino se le acusa de muchísimas cosas, de racista y todo lo demás, pero, en realidad es super pragmático. Si no somos especialmente hábiles negociando y no venimos recomendados… Los empresarios rara vez discriminan por algo que no sea el margen de beneficio.

Una de las primeras cosas que analizamos cuando nos llega un cliente con su pedido es cuál es el tiempo real de producción y cuándo empieza la fiesta, porque como os digo, no tiene absolutamente nada que ver con el plazo de entrega. ¿Por qué es importante esto además de las razones obvias que todos tenemos claras? Porque un pedido que tardará 3 meses en producirse pero que en realidad se produce en 1 semana… para ejemplo más claro tenemos los respiradores… Tiene muchas más posibilidades de que salga mal.

Vayámonos al un extremo. Una fábrica que nos de un tiempo de espera de seis meses pero que en realidad nuestro pedido tarde en producirse 1 día. Pensad que el tiempo de maniobra es mínimo. Cuando hacemos el control de calidad de inicio de producción? Y el de mitad de producción? Y del final? Pero si todo va a suceder en un día! Los haremos todos en ese día? Y si cuando llegamos allí la materia prima no es la correcta? Hay que esperar 6 meses más a que nos vuelvan a recolocar en su atareada línea de montaje? Todo puede suceder.

Volviendo al ejemplo de los respiradores… Una fábrica con la que estamos intentando trabajar desde hace unos días con autoridades españolas, nos dice que ya no acepta pedidos y los que tenía en cola y ya había cobrado va a devolver el dinero a los clientes porque, de nuevo, han llegado los americanos y se lo llevan todo. Obviamente, son situaciones excepcionales estos días en los que vivimos… Pero son ejemplos prácticos que de alguna manera se van repitiendo en mi experiencia en China.

Control de calidad al finalizar la producción

Bueno, vamos con el último control de calidad, el que se hace al final del pedido. Esta es la inspección más común. La mayoría de clientes sólo realizan este control y lo hacen para decidir si pagan el balance del pedido.

Para los que no estéis familiarizados, en los pedidos habitualmente se paga un 30% de depósito al formalizar el pedido y un 70% al retirar la mercancía. Es decir, casi siempre (no voy a entrar en excepciones) se paga el 100% antes de llevar la mercancía al puerto. Qué hacemos con esta inspección… Decirle al proveedor si algo no está según lo pactado no te pago. Fijaos que es una herramienta super poderosa. Y le daríamos todavía más importancia si entendiéramos cuál es el margen de un fabricante, que esto es algo que se le escapa incluso a muchos compradores experimentados. Éste (no entro tampoco sector a sector), puede variar entre un 10 y un 20%. Fijaos como la información es poder.

Habitualmente pensamos que con el 30% que hemos colocado como depósito ya estamos vendidos porque perdemos mucho. No, si no cogemos ese pedido (hablo obviamente de un pedido personalizado con nuestra marca impresa, etc. No un pedido que el proveedor pueda recolocar a otros clientes). Si no aceptamos ese pedido… Y le decimos al fabricante que pese al dolor de perder nuestro 30%… Esta mercancía es completamente inservible para nosotros, el proveedor va a sentarse a negociar inmediatamente. La mayoría de mis clientes empezaban sus negociaciones acobardados porque se veían habiendo perdido ese 30%, el tiempo de producción… La ruina. No, empaticemos con lo que pasa por la cabeza del proveedor… El pierde muchísimo más. La situación donde tus respiradores los rifas entre compradores es una situación única.

Habitualmente, un pedido que estás dispuesto a rechazar e incluso a perder porque no llega a los estándares pactados hace sudar a tu proveedor más allá de la cara de póker que ponga. Y creedme, conozco a los chinos, da igual que tenga 100 millones en el banco, le duele en el alma perder 15.000$.

En innumerables ocasiones hemos conseguido una rebaja de un 10 o un 20% a veces incluso un 40% cuando realmente la mercancía era un drama y la fábrica admitía haber cometido un error flagrante… Son excepciones, pero sí un 10 o un 20% y el proveedor respirando porque consigue que le pagues algo y como mínimo no perder en ese pedido… Es relativamente común. También en pedidos donde calculo que el proveedor tiene un 15% de beneficio hemos conseguido un descuento de un 10 y otro descuento de otro 10% en un siguiente pedido. El fabricante se asegura no perder en esa producción y a la vez un pedido futuro del cliente. Si sabéis manejarlo bien, es una salida muy válida cuando obviamente estoy hablando de deficiencias mínimas en un producto.

Estoy intentando resumir y aún así se me quedan muchísimas cosas en el tintero porque obviamente, podríamos hablar del packaging, no sólo del elemento en sí sino de la forma de empaquetar o proteger el producto… Algo a lo que los clientes prestan muy poca atención, si he llevado el pedido desde el principio lo propongo como parte de la negociación inicial, algo indispensable para que no jueguen con ello agregando costes en el último segundo.

Sigo en otro episodio, a ver si conseguimos inspirar a alguien y dejar de comprar productos a lo loco.

Os dejo hoy con un proverbio chino:

飞蛾投火  “La mariposa nocturna se precipita al fuego”

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